Efficient Email

Vérifier le courrier électronique trop souvent est un drain de productivité important. Le courrier électronique, par sa nature même, n'est généralement pas urgent sans son propre travail, par exemple en répondant aux courriels d'assistance clientèle. Voici quelques conseils pour éviter que les courriels ne prennent un trop gros morceau de votre journée.

1. Décidez à l'avance exactement quand vous verrez le courrier électronique.

Ne vérifiez pas les courriels au hasard. Vous pouvez facilement perdre 30 à 60 minutes par jour en vérifiant souvent les courriels. Dans la plupart des cas, vous devriez vérifier votre email 3x par jour maximum. Je vérifie généralement le mien le matin, au déjeuner et à la fin de la journée de travail. Et ce n'est que si je suis impliqué dans des communications actives en boucle ouverte. Si je n'ai pas de boucles ouvertes actives, je vérifierai généralement le courrier électronique une ou deux fois par jour. Gère votre courrier électronique par lots pour augmenter votre efficacité.

Expérimentez avec combien de temps vous avez vraiment besoin de vérifier le courrier électronique. Réalisez que vous payez un prix de productivité plus souvent, vous le vérifiez. La curiosité n'est pas une raison suffisante pour vérifier les courriels. Avoir une raison commerciale légitime pour vérifier le courrier électronique aussi souvent que vous le faites. Voyez comment infiniment vous pouvez le pousser sans causer de problèmes. Pour beaucoup de personnes une fois par jour ou même une fois tous les deux jours fonctionnera très bien.

Une fois que vous vérifiez les courriels le matin, promettez-vous de ne pas le vérifier à nouveau jusqu'à la fin de la journée et de définir un moment précis . Je vérifierai mon courriel deux fois aujourd'hui, donc je ne le verrai plus avant après 18h00. Si c'est avant cette heure, je ne me permettrais pas de le vérifier.

Si vous êtes ajouté à la vérification de votre courrier électronique trop souvent, vous pouvez aider à casser l'habitude en rendant plus difficile l'exécution de votre programme de messagerie. Retirez l'icône du programme de votre bureau et votre barre de lancement rapide, donc vous devez la rechercher sur le menu Démarrer. Ou créez-vous lancer Explorer et naviguer pour trouver l'icône à partir de là. Ajouter des étapes supplémentaires peut aider à briser le modèle de vérification des impulsions. Et si cela ne fonctionne toujours pas, configurez votre courrier électronique sur un PC séparé comme un ordinateur portable que vous devez démarrer chaque fois que vous souhaitez vérifier le courrier électronique.

2. Utilisez le courrier électronique uniquement pour une communication non urgente.

Ne pas transformer le courrier électronique en un outil de communication axé sur l'urgence. Il n'est pas conçu pour cela. Si le temps est essentiel, retirez le téléphone. Maintenant que vous pouvez obtenir une distance longue illimitée pour 25 $ par mois auprès de sociétés telles que Vonage (consultez également Skype), il n'y a aucune raison d'être timide avec le téléphone.

Si vous avez d'autres personnes qui vous demandent de vérifier votre courrier électronique plus souvent qu'une ou deux fois par jour, par exemple les personnes qui se sont frustrées si elles ne reçoivent pas votre réponse dans une heure ou deux, vous devez repousser. Laissez ces personnes savoir qu'ils ne devraient jamais utiliser le courrier électronique pour une communication vraiment urgente avec vous – s'ils ont besoin d'une réponse rapide, ils doivent vous prendre au téléphone ou vous rendre visite en personne (si vous êtes à la fois localisé).

3. Désactivez la vérification par courrier électronique du démarrage du programme.

Ne configurez pas votre programme de messagerie pour vérifier automatiquement les courriels chaque fois que vous lancer le programme. Vous voulez pouvoir envoyer un courrier électronique à tout moment pendant la journée sans vérifier automatiquement le courrier électronique. Vous devrez souvent envoyer des courriels au cours de la journée dans le cadre de diverses tâches, mais vous n'avez pas besoin de vérifier les courriels à ce moment-là. Vérifiez le courrier électronique uniquement s'il existe une raison légitime de vérification.

4. Enregistrez votre utilisation de courrier électronique.

Créez un journal de courrier électronique et enregistrez la fréquence à laquelle vous vérifiez le courrier électronique. Vous pouvez le faire avec une feuille de papier. Il suffit d'enregistrer les heures de début et d'arrêt chaque fois que vous exécutez votre programme de messagerie. Faites-le pendant environ une semaine, et voyez combien de temps vous dépensez-vous par courrier électronique. Est-ce que ça vaut le coup? Si vous vérifiez votre courrier électronique plus de 20 fois par semaine sans motif légitime, vous perdrez beaucoup de temps. Essayez de vous donner un quota de vérification de courrier électronique quotidien ou hebdomadaire, et une fois que vous l'avez frappé, vous ne pouvez plus vérifier votre courrier électronique jusqu'au jour / semaine suivant lorsque votre quota sera réinitialisé. Offrez-vous une récompense comme aller voir un film ou sortir au diner la première semaine où vous venez sous le quota.

Le courrier électronique est un puissant outil de communication personnelle et personnelle, mais il est facilement abusé. Pourquoi? Parce que c'est tellement simple. Vérifier et répondre au courrier électronique est quelque chose que vous savez que vous pouvez faire, de sorte qu'il offre un sentiment d'accomplissement immédiat. Mais c'est une victoire creuse, et si vous passerez vos journées magistralement à vérifier et à répondre au courrier électronique, vous allez maintenant et évitez les actions qui pourraient vous faire avancer.

Remplacez les abus frivoles de courrier électronique avec une intention intentionnelle. Utilisez-le pour améliorer votre productivité au lieu de la détruire. Examinez consciemment la façon dont vous utilisez le courrier électronique, décidez quel rôle légitime il jouera dans votre vie et fixerez des limites pour faire respecter ce rôle.

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